Avocat, expert-comptable, consultant

Les besoins : donner l’image d’un cabinet structuré, ne pas être interrompu en rendez-vous, rappeler les bons clients au bon moment.

#La solution

1. Accueil : « Cabinet Durand, bonjour. Pour un nouveau dossier, tapez 1. Pour un dossier en cours, tapez 2. » (Standard vocal)
2. Dossier en cours : Saisie de chiffres du numéro de dossier, puis Requête HTTP vers votre logiciel pour trouver le collaborateur en charge (Scénario) ; sinon l’assistant(e).
3. Nouveau dossier : standardiste IA qui recueille la demande (nom, société, objet, urgence) et l’envoie par e-mail, ou rappel.
4. En rendez-vous : Ne pas déranger ; les appels vont à l’assistant(e) ou à la messagerie.
5. Messages transcrits et envoyés par e-mail (Messagerie vocale).

#Confidentialité

• Pas d’enregistrement des appels avec les clients sans base légale (Enregistrement et RGPD).
• Double authentification ; deux administrateurs.
• Contacts clients dans l’annuaire de l’entreprise : le nom s’affiche à l’appel.

#Image

• Musique d’attente sobre (Bibliothèque musicale).
• Message d’accueil enregistré par une voix professionnelle, ou par vous au calme.
• Numéro géographique de votre ville (Obtenir un numéro).