Modèles de messages d’accueil

Adaptez les mots entre crochets, puis enregistrez chaque message dans Annonces & musiques (au micro, ou par une voix professionnelle). Lisez lentement : un message téléphonique se parle 20 % plus lentement qu’une conversation.

#Accueil simple (sans menu)

« [Nom de l’entreprise], bonjour. Nous allons donner suite à votre appel ; merci de patienter quelques instants. »

#Accueil avec menu

« Bienvenue chez [Nom de l’entreprise]. Pour le service commercial, tapez 1. Pour le support technique, tapez 2. Pour la comptabilité, tapez 3. Pour toute autre demande, tapez 0. »

Annoncez la touche après le service, jamais plus de 4 ou 5 choix, et gardez le 0 pour « parler à quelqu’un ».

#Avec numérotation directe

« … Si vous connaissez le numéro de poste de votre correspondant, composez-le maintenant. »

#Patienter (annonce périodique de file d’attente)

« Tous nos conseillers sont actuellement en ligne. Votre appel est important pour nous : merci de patienter, vous allez être mis en relation. »

« Vous pouvez aussi nous écrire à [adresse e-mail] ou prendre rendez-vous sur [site internet]. »

« Pour être rappelé dès qu’un conseiller se libère, tapez 1. » (avec l’option Rappels)

#Fermé

« Bienvenue chez [Nom de l’entreprise]. Nos bureaux sont ouverts du lundi au vendredi, de [9 h] à [12 h 30] et de [14 h] à [18 h]. Laissez-nous un message avec votre nom et votre numéro : nous vous rappellerons dès notre retour. »

#Jours fériés et congés

« [Nom de l’entreprise] est fermé ce jour férié. Nous serons heureux de vous répondre dès demain à partir de [9 h]. Vous pouvez laisser un message après le bip. »

« Nos bureaux sont fermés pour congés du [date] au [date]. Pour une urgence, contactez le [numéro]. Sinon, laissez un message : nous vous rappellerons à notre retour. »

#Messagerie personnelle

« Bonjour, vous êtes sur la messagerie de [Prénom Nom], [fonction] chez [Nom de l’entreprise]. Je ne suis pas disponible pour le moment. Laissez-moi votre nom, votre numéro et l’objet de votre appel : je vous rappelle rapidement. »

#Information sur l’enregistrement

« Cet appel peut être enregistré afin d’améliorer la qualité de notre service. Vous pouvez vous y opposer en le signalant à votre interlocuteur. »

Avec l’analyse IA :

« Cet appel peut être enregistré et analysé afin d’améliorer la qualité de notre service. »

#Urgence (secteur de la santé, dépannage)

« Si votre situation est une urgence vitale, raccrochez et composez le 15. »

#Lien envoyé par message (scénario avec SMS ou WhatsApp)

« Nous venons de vous envoyer le lien par message. Merci de votre appel et à bientôt ! »

#Conseils d’enregistrement

• Souriez en parlant : ça s’entend.
• Pas de musique forte sous la voix (réglez le volume dans Annonces et musiques).
• Mettez à jour les messages de congés avant de partir, et retirez-les au retour.
• Écoutez toujours le résultat en appelant votre numéro depuis un portable.